Jak skutecznie odzyskać należności, czyli praktyczny poradnik dla przedsiębiorcy

Masz nieopłaconą fakturę? Zamiast czekać, działaj systemowo. Ten przewodnik poprowadzi Cię od pierwszego monitu aż po ewentualne postępowanie egzekucyjne. Dowiesz się z niego, co robić krok po kroku, kiedy i jakie dokumenty przygotować.

Dlaczego szybkie i uporządkowane działanie ma znaczenie

Proaktywne podejście zwiększa szanse na odzyskanie pieniędzy i minimalizuje koszty. Ważne są: dokumentacja, jasna komunikacja z dłużnikiem i wybór odpowiedniego momentu na eskalację (wezwanie, przedsądowe działanie, sąd, egzekucja).

Krok 1 — przygotowanie, czyli co musisz mieć zanim zaczniesz

• faktury/umowy/potwierdzenia wykonania usługi;
• dowody wysłania/odbioru faktury (e-mail, potwierdzenie doręczenia);
• lista kontaktów i historii przypomnień (sms, tel., e-mail);
• dokładne wyliczenie należności: kwota główna + odsetki + koszty (jeśli są przewidziane umową).

Krok 2 — windykacja polubowna (monity, negocjacje)

To etap najtańszy i najczęściej najszybszy. Zacznij od krótkich, uprzejmych monitów: e-mail + telefon. Jeśli brak reakcji — wyślij oficjalne przedsądowe wezwanie do zapłaty z jasno wskazanym terminem (np. 3-7 dni) i numerem rachunku.

Uwaga praktyczna: wezwanie do zapłaty warto wysłać w formie, która daje dowód doręczenia (polecony, usługodawca kurierski z potwierdzeniem, lub e-mail z potwierdzeniem odbioru). Dobrą praktyką jest także wskazanie konsekwencji braku zapłaty (skierowanie sprawy do sądu / wpis do BIG).

Jak napisać wezwanie? Krótko, konkretnie: podstawa roszczenia (np. numer faktury), kwota, termin zapłaty, numer konta i informacja o dalszych krokach w razie braku zapłaty. Więcej na temat wezwania do zapłaty znajdziesz tutaj.

Krok 3 — działania mające większą presję (BIK, BIG, negocjacje formalne)

Jeżeli dłużnik unika kontaktu: rozważ wpisanie należności do Biura Informacji Gospodarczej (BIG) — przy prawidłowo udokumentowanym roszczeniu to narzędzie wywierające dużą presję na firmę. Możesz też zaproponować ugodę ratalną na piśmie, z klauzulą zabezpieczającą, np. wekslem lub poręczeniem.

Krok 4 — wezwanie przedsądowe i skierowanie sprawy do sądu

Gdy polubowne działania nie przynoszą rezultatu, wyślij ostateczne przedsądowe wezwanie do zapłaty, tj. dokument, który jasno komunikuje stanowisko wierzyciela i daje dłużnikowi ostatnią szansę. Jeśli i to zawiedzie, zbierz dokumenty i złóż pozew o wydanie nakazu zapłaty. Jest to opcja szybka i tania przy prostych, udokumentowanych roszczeniach.

Pamiętaj: samo wysłanie wezwania nie przerywa biegu przedawnienia. Przerwanie biegu następuje przez podjęcie określonych działań procesowych (np. wniesienie pozwu). Dlatego nie zwlekaj z decyzją o skierowaniu sprawy do sądu, gdy widzisz, że dłużnik nie ma zamiaru zapłacić.

Krok 5 — tytuł wykonawczy i egzekucja komornicza

Jeżeli uzyskasz prawomocne orzeczenie sądu lub nakaz zapłaty z klauzulą wykonalności, możesz złożyć wniosek o wszczęcie egzekucji u komornika. Do wniosku musisz dołączyć tytuł wykonawczy (nakaz z klauzulą) i wskazać, jakie działania egzekucyjne są oczekiwane (zajęcie rachunku, wynagrodzenia, ruchomości itp.). Komornik rozpoczyna działania po otrzymaniu kompletnego wniosku.

Kilka praktycznych porad, które warto stosować zawsze

• Dokumentuj każdy kontakt — to ułatwi później dochodzenie roszczenia przed sądem.
• Wyznacz wewnętrzny harmonogram działań, np. 1 tydz. od terminu → pierwszy monit; 2 tyg. → drugie wezwanie; 4 tyg. → przedsądowe wezwanie; 6–8 tyg. → złożenie pozwu.
• Sprawdź termin przedawnienia — podstawowy termin to 6 lat, a skrócony (3 lata) dotyczy m.in. roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej.
• Rozważ mediację — może być szybsza i tańsza niż proces sądowy, a często pozwala odzyskać większą część należności.

Checklista — co robić po braku płatności

1. Potwierdź datę wymagalności i sprawdź dokumenty (faktura/umowa).
2. Wyślij pierwszy przypominający e-mail + spróbuj kontaktu telefonicznego.
3. Jeśli brak reakcji — przygotuj oficjalne wezwanie do zapłaty (3-7 dni).
4. Jeżeli brak efektu — rozważ wpis do BIG / propozycję ugody ratalnej.
5. Po upływie terminu wezwania — przygotuj dokumenty do złożenia pozwu.

Kiedy warto skorzystać z pomocy prawnika

Gdy dłużnik jest oporny, przewidujesz spór co do zasadności roszczenia, wymagane są szybkie działania egzekucyjne (np. zajęcie konta), lub kwota i reputacja klienta uzasadniają profesjonalne działanie — to moment na kontakt z prawnikiem. Dodatkowo, sam podpis adwokata pod wezwaniem do zapłaty potrafi zdziałać cuda.

Potrzebujesz wzoru wezwania lub sprawdzenia dokumentów? Skontaktuj się / Zamów wzór.

adw. Ilona Mazur