Wielu przedsiębiorców zna ten moment: mijają dni, tygodnie, a przelew wciąż nie nadchodzi. Telefon milczy, a na wiadomości słyszysz tylko „niedługo zapłacę”. Brzmi znajomo? Wtedy czas sięgnąć po klasyczne, ale skuteczne narzędzie, czyli wezwanie do zapłaty. Haczyk jest taki, że nie każde działa tak, jak powinno.O skutecznym odzyskiwaniu należności pisałam tutaj.
A dzisiaj trochę więcej na temat samego wezwania do zapłaty. Jak więc napisać wezwanie, które działa?
1. Zachowaj ton profesjonalny, nie emocjonalny
To nie miejsce na wyrzuty, ironię czy pretensje. Wezwanie do zapłaty powinno brzmieć konkretnie i spokojnie, bo jego celem nie jest „wyżycie się” na dłużniku, tylko skłonienie go do działania.
W praktyce: pisz rzeczowo, jakbyś pisał do klienta, z którym chcesz jeszcze współpracować (ale wiesz, że nie dasz się zbyć 😉).
2. Podaj wszystkie kluczowe informacje
Niech dłużnik nie ma żadnych wymówek. W treści wezwania muszą się znaleźć:
-
- dane stron (Twoje i dłużnika),
-
- numer i data faktury/rachunku bądź opis źródła zobowiązania,
-
- kwota należności,
-
- termin płatności,
-
- wysokość odsetek (jeśli je naliczasz),
-
- konkretny termin, do którego oczekujesz zapłaty,
-
- numer rachunku bankowego, na który kwota zobowiązania ma zostać uiszczona,
-
- równowartość 40/70/100 euro jako równowartość kosztów odzyskiwania należności – w przypadku transakcji handlowej.
Często spotykam w wezwaniach informację od wierzycieli, że brak płatności skutkować będzie zesłaniem wszelkich plag egipskich – tak nie można. Jednak krótka informacja w stylu, że wezwanie stanowi próbę polubownego rozwiązania sporu, a brak płatności w terminie wskazanym w wezwaniu skutkować będzie skierowaniem sprawy na drogę postępowania sądowego, jest okej.
3. Daj realistyczny termin
Nie pisz „proszę o zapłatę natychmiast”. Takie słowa budzą opór. Lepiej napisz, że wyznaczasz termin np. 3 dni od dnia otrzymania wezwania. Rekomenduję wskazanie krótkiego terminu, np. 3 czy 7 dni, w myśl zasady, że jeśli dłużnik chce zapłacić, to zdąży, a jeśli nie chce, to i tak nie zapłaci, a szkoda Twojego czasu na czekanie.
4. Użyj odpowiedniego tytułu i formy
Na górze pisma duży, czytelny tytuł: „WEZWANIE DO ZAPŁATY”. Bez skrótów, bez ozdobników. To ma być dokument, który już nawet wizualnie sygnalizuje powagę sytuacji.
I jeszcze jedno: wezwanie do zapłaty wysyłaj z potwierdzeniem odbioru (np. e-mail z potwierdzeniem przeczytania, ePUAP, lub list polecony). Dzięki temu masz dowód, że wezwanie zostało wysłane.
5. Nie czekaj zbyt długo
Częsty błąd to zwlekanie. Wielu przedsiębiorców najpierw wysyła wezwanie dopiero po kilku miesiącach, a potem czeka kolejne tygodnie lub miesiące, aż dłużnik łaskawie zapłaci. Tymczasem im szybciej zareagujesz, tym większe szanse na odzyskanie pieniędzy. Dłużnik widzi, że pilnujesz sprawy i nie dasz się zbyć. Ponadto, im mniej czasu dajesz mu na wydanie Twoich pieniędzy, tym lepiej.
Jedynym pocieszeniem są wyższe odsetki, ale w mojej ocenie, nie są warte odkładania sprawy na później.
6. Bonus: maile też mogą działać
Wezwanie do zapłaty możesz do dłużnika kierować niezwłocznie po upływie terminu płatności faktury, choć początkowo rekomenduję wysłanie SMS/e-maila z przypomnieniem o płatności. W końcu niech pierwszy rzuci kamieniem, kto nigdy nie zapomniał o rachunku za telefon czy inny internet 😉
Już wiesz, że nie zawsze trzeba zaczynać od formalnego listu lub PDF-a. Jeśli masz z kontrahentem luźniejszy kontakt, zacznij od uprzejmego przypomnienia mailowego. Jeśli nie ma reakcji (zapłaty), działaj i wysyłaj wezwanie do zapłaty.
Podsumowanie
Wezwanie do zapłaty to nie tylko formalność. To sygnał, że traktujesz swój biznes poważnie i nie pozwalasz, by ktoś korzystał z Twojej pracy za darmo. Jeśli uprzejma przypominajka nie zadziałała, nie bój się go wysyłać — dobrze napisane wezwanie często wystarczy, żeby dłużnik nagle przypomniał sobie o przelewie 😉
A jeśli potrzebujesz, aby wezwanie do zapłaty zostało przygotowane i wysłane przez profesjonalnego pełnomocnika – dzwoń, pisz, kontakt tutaj.
adw. Ilona Mazur